Facturation électronique/facture électronique obligatoire : êtes-vous prêts ?

Dès juillet 2024, les entreprises françaises auront l’obligation d’accepter des factures électroniques. C’est un changement majeur qui concerne toutes les sociétés établies en France assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Ensuite, entre 2024 et 2026, elles seront toutes progressivement dans l’obligation d’émettre des factures électroniques. La facturation électronique va révolutionner la gestion administrative des entreprises. Il est essentiel de s’y préparer dès aujourd’hui.

L’obligation de facturation électronique pour les entreprises privées a été introduite par la loi de Finances rectificatives pour 2022. Elle s’inscrit dans la continuité de l’obligation d’adresser les factures au secteur public par voie électronique, en vigueur depuis le 1er janvier 2020, via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro.

E-invoicing et e-reporting, quelle différence ?

L’obligation de facturation électronique est aussi appelée e-invoicing. Elle concerne exclusivement le BtoB national, c’est-à-dire les opérations interentreprises d’achat/vente de biens et services réalisées en France par des sociétés établies dans l’Hexagone et assujetties à la TVA.

Ces activités couvrent les livraisons de biens ou les prestations de services et les acomptes se rapportant à ces opérations.

Les opérations non concernées par la facturation électronique seront quant à elles soumises à une nouvelle obligation : la télédéclaration auprès de l’administration fiscale, ou e-reporting. Les opérations concernées sont listées à l’article 290 du code général des impôts. Il s’agit notamment des transactions BtoC, des opérations effectuées avec des partenaires implantés à l’étranger ou encore des transactions effectuées avec des particuliers non assujettis à la TVA.

Les données d’e-invoicing et d’e-reporting seront communiquées à l’administration fiscale via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).

Leur calendrier de mise en œuvre est identique et dépend de la taille des entreprises (voir ci-dessous).

À quoi sert la facturation électronique ?

D’après les arguments communiqués par le gouvernement, la facturation électronique vise à :

• lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA ;
• améliorer la compétitivité des entreprises, la dématérialisation permettant une diminution des délais de paiement et de la charge administrative ;
• simplifier les obligations déclaratives de TVA à terme, grâce au pré-remplissage des déclarations ;
• améliorer la connaissance de l'activité des entreprises en temps réel.

Facturation électronique : comment ça marche ?

Le site internet du gouvernement dédié aux impôts explique que « conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire ».

Des factures conçues sous Word ou Excel envoyées par e-mail ne sont donc pas des factures électroniques. Ces dernières doivent obligatoirement être réceptionnées et/ou adressées via le Portail Public de Facturation ou une plateforme de dématérialisation privée partenaire accréditée par l’administration fiscale, dont la liste sera diffusée sur le site impots.gouv.fr.

Les étapes clés de la réforme

Toutes les entreprises privées établies en France et assujetties à la TVA sont soumises à l’obligation de facturation électronique, hormis celles implantées en Guyane et à Mayotte. Les auto-entrepreneurs ou les micro-entreprises disposant d’une franchise en base de TVA sont également concernés.

Le calendrier d’entrée en vigueur de la réforme est progressif. À partir du 1^er juillet 2024, l’ensemble des entreprises devront accepter les factures électroniques dès lors que leur fournisseur a l'obligation d'émettre ses factures au format électronique ou souhaite le mettre en œuvre.

L’obligation d’émission des factures électroniques sera échelonnée comme suit :

• 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• 1^er janvier 2026 pour les PME et micro-entreprises.

La taille des entreprises est prise en compte au 30 juin 2023, selon le dernier exercice clos ou le premier exercice clos après cette date si l’exercice précédent n’existe pas.

Bon à savoir : les entreprises disposant d’une dispense de facturation ne sont pas concernées par l’obligation d’émettre des factures électroniques mais doivent s’équiper pour réceptionner les factures électroniques de leurs fournisseurs.

Comment préparer son entreprise à ce changement ?

L’obligation de facturation électronique approche à grand pas, mais les entreprises ne semblent pas beaucoup s’y intéresser. Selon une étude sur la préparation des entreprises françaises à la facturation électronique menée par le groupement d’experts-comptables Audecia datant d’avril dernier, seules 7,5 % des 300 entreprises interrogées (essentiellement des TPE) se disent prêtes. Elles semblent pourtant convaincues de son intérêt. 42 % des répondants y voient un gain de temps, 38 % un moyen de diminuer des erreurs et 32 % une facilitation de la déclaration de TVA.

Il est encore temps d’anticiper cette obligation. Pour mettre en œuvre la facturation électronique, il est recommandé de demander conseil à son éditeur de factures ou à son expert-comptable. En effet, les factures électroniques doivent respecter une forme normée pour être reconnues par un logiciel. Elles doivent comporter les mentions obligatoires d’une facture, avec parfois un format imposé. En cas de non-conformité avec ces règles, elles seront rejetées par la plateforme, ce qui risquerait d’augmenter les délais de paiement.

De nouvelles mentions devront obligatoirement figurer sur la facture à compter du 1^er juillet 2024 :

• numéro SIREN ou SIRET du client ;
• adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ;
• catégorie d’opération : livraison de biens, prestation de service ou les deux ;
• la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » si le prestataire a opté pour celui-ci.

Toute entreprise peut choisir librement sa ou ses plateformes de dématérialisation. Il est recommandé de choisir un opérateur engagé dans une démarche d’immatriculation auprès de la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) pour obtenir le statut de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), ou de recourir au Portail Public de Facturation (PPF). Ce dernier est chargé de gérer un annuaire des entreprises et de faire le lien avec l’administration fiscale. Toute entreprise qui n’aurait pas choisi sa plateforme avant le 1^er juillet 2024 sera par défaut rattachée au PPF. Or, si le PPF est gratuit, un PDP payant devrait offrir des fonctionnalités complémentaires.

Les entreprises peuvent appliquer la réforme avant la date butoir, de manière volontaire. C’est un moyen de s’y préparer progressivement. Dans tous les cas, il est recommandé de faire une « cartographie » des flux de factures de l’entreprise pour identifier les factures entrantes et sortantes afin de faciliter la mise en œuvre de la facturation électronique.

Quelle sanction en cas de non-respect de la loi ?

En cas de non application de la facturation électronique dans les délais, les entreprises encourent une amende de 15 € par facture. Le montant de la sanction est plafonné à 15 000 € par année civile.

Un atout pour réduire les délais de paiement

La facturation électronique touche l’ensemble du cycle de vie d’une facture : création, transmission, réception, archivage… aucune étape n’est laissée au hasard. L’échange de documents avec les fournisseurs et les clients est facilité par l’automatisation du processus. Autant de facteurs favorables à la réduction des délais de paiements, essentielle pour garantir un bon niveau de trésorerie. Une baisse des délais de paiement a été constatée dans le secteur public depuis la mise en œuvre de la facture électronique. Le même phénomène est attendu dans la sphère privée. L’enjeu est de taille : d’après l’Observatoire des délais de paiement, les retards de paiement ont coûté 12 milliards d’euros aux TPE et PME en 2022.