Contrat d’affacturage : ce qu’il faut savoir

Si vous optez pour le factoring, il est important de choisir un contrat d’affacturage sur mesure, à l’image des besoins de votre entreprise.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le contrat d’affacturage avant de vous lancer.

Affacturage, quèsaco ?

L’affacturage est une technique de financement et de recouvrement de créances qui repose sur l’obtention d’un financement anticipé de vos factures par un affactureur, aussi appelé factor. La société d’affacturage rachète vos factures, prend en charge leur recouvrement et relance si besoin les clients en cas de retard de paiement. Son intervention vous évite de consacrer du temps à ces tâches tout en réduisant les délais entre l’émission de vos factures et leur règlement effectif : c’est autant de trésorerie disponible pour financer votre activité !

L’affacturage, ou « factoring », est donc une prestation de services encadrée par un contrat à durée indéterminée. Par le biais de ce contrat, vous cédez une partie ou l’intégralité de vos créances à votre factor dont la mission est de procéder à leur financement et à leur gestion.

En quoi consiste un contrat d’affacturage ?

L’objectif d’un contrat d’affacturage est de financer et de prévoir la garantie de bonne fin des créances, à savoir le paiement de vos factures notamment en cas d’insolvabilité d’un ou plusieurs débiteurs.

Le contrat d’affacturage est une convention légale qui encadre la prestation d’affacturage réalisée par un factor pour le compte de votre entreprise. Il établit les conditions permettant la cession de vos créances client à la société d’affacturage et sa rémunération.

Ce contrat formalise donc la relation entre trois intervenants :

• l’entreprise (ou adhérent) qui a choisi de confier ses créances et leur gestion au factor ;
• le factor, qui devient le propriétaire et gestionnaire des créances de l’entreprise cliente ;
• le débiteur, c’est-à-dire le client de l’entreprise qui doit régler une facture au factor.

Quel intérêt de passer par un contrat d’affacturage ?

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises proposent des solutions reposant sur des technologies numériques pour offrir des financements. Les services dispensés par ces « Fintechs », si alléchants soient-ils, ne doivent pas être confondus avec des solutions de financement proposées par les affactureurs. Ils relèvent généralement d’un financement ponctuel, là où l’affacturage apporte un service personnalisé, sur mesure, et sur la durée.

Un contrat d’affacturage répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour définir ses conditions, l’affactureur vous accompagne dans une phase de découverte qui permet de rentrer en profondeur dans la compréhension et la définition de vos besoins. Grâce à son expertise, il détermine le paramétrage le plus adapté, correspondant à des situations parfois complexes, afin de garantir la pérennité de cette solution dans le temps.

En vous engageant par contrat avec une société d’affacturage, vous signez un contrat bipartite qui, par définition, crée des engagements réciproques pour les deux parties.

Prendre le temps d’affiner les conditions du contrat en amont de sa signature est un gage de réussite. Ce contrat a l’avantage de vous donner de la visibilité sur plusieurs mois : plus qu’un financement de court terme, l’affacturage peut être considéré comme un financement structurel de votre activité.

Contrat d’affacturage : la checklist à vérifier avant de choisir votre partenaire

Toute société d’affacturage doit avoir le statut d’établissement de crédit ou de société de financement.

Le contrat d’affacturage engage votre entreprise et la société d’affacturage à laquelle vous cédez vos créances.

Il formalise :

• le cadre juridique de la gestion et du financement des créances ;
• le périmètre de la prestation de services assurée par le factor ;
• les conditions de rémunération du factor.

Il comporte des conditions générales qui fixent le cadre juridique global de l’affacturage et des conditions particulières qui formalisent le champ et les conditions d’application de votre contrat d’affacturage.

Le cadre juridique global du financement et de la gestion des créances

Le contrat d’affacturage s’applique exclusivement aux opérations commerciales de crédit inter-entreprises ou réalisée avec des comptes publics.

Par ailleurs, le contrat d’affacturage ne s’applique que si les créances cédées sont :

• certaines : la prestation est réalisée et vous pouvez en apporter la preuve administrative ;
• liquides : les créances sont libellées dans une monnaie reconnue localement ;
• exigibles : vos factures comportent une date d’exigibilité.

Le saviez-vous ? Dans le cas d’un contrat d’affacturage classique, vos clients doivent être notifiés de l’intervention du factor. Vos factures doivent dès lors faire mention de la cession des créances au profit du factor (mention de subrogation). En tant que prestataire de services, le factor peut vous accompagner dans cette démarche en vous fournissant des courriers types à adresser à vos clients. Vous devez remettre au factor les pièces justificatives de l’ensemble de vos créances certaines, liquides et exigibles, accompagnées d'un bordereau et, dans certains cas, d'une promesse écrite de subrogation (quittance subrogative).

Le périmètre de la prestation de services

Par le biais du contrat d’affacturage, le factor assure le financement des créances que vous lui aurez cédées, et en assure la gestion jusqu’au recouvrement. À travers les conditions particulières, le contrat d’affacturage encadre le mode de financement et de gestion de vos créances. À savoir : les clauses du contrat d’affacturage sont fixées par le factor ; ses obligations comme les vôtres sont décrites dans le contrat.

Vous y retrouverez notamment :

• la zone géographique (le ou les pays où sont exercées les prestations liées au contrat) ;
• le type de débiteur et les exclusions éventuelles ;
• le descriptif des créances prises en charge ;
• la fréquence de transmission des factures au factor ;
• la durée maximum des avances (crédit) consenties par le factor ;
• les justificatifs administratifs devant être fournis par l’entreprise en amont et en aval de la prestation (factures, devis signés, bons de commande, bons de livraison, etc.) ;
• les quotités de financement (montant du fonds de garantie) ;
• le plafond des encours confiés par l’entreprise ;
• les modalités de paiement des factures.

À noter que pour garantir le règlement de sommes dont vous resteriez redevable au factor, le contrat stipule le versement d’une retenue de garantie dont le montant est calculé en fonction de l’encours des créances et du risque supporté par l’affactureur. Cette retenue vous sera reversée à l’issue de l’encaissement des créances recouvrées, à la clôture du compte. Elle permet au factor de se constituer un fonds de garantie équivalent en moyenne à 10 % de la facture : concrètement, il prélève ce taux sur les premiers encaissements jusqu’à atteindre le fonds de garantie nécessaire pour se protéger des impayés.

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De plus, il est important de préciser si l’affacturage est effectué sur une base « avec » ou « sans recours ». Ce dernier cas de figure engendre bien souvent des frais supplémentaires mais a l’avantage de vous protéger en cas de non-paiement d’un client.

Généralement, les contrats portent sur une durée d’un an et sont automatiquement renouvelés pour un an à échéance. Attention, si vous souhaitez résilier de manière anticipée votre convention, des frais de résiliation seront à prévoir.

« Pour que la prestation de services soit à l’image des besoins de votre entreprise, le contrat d’affacturage doit être conçu sur mesure. L’étude préalable prend en compte toutes les caractéristiques de votre entreprise et son histoire. »

Charles Bonduelle, Responsable Développement Clientèle chez Bibby Factor France

Les conditions de rémunération du factor

La rémunération du factor s’exprime à travers 3 éléments qui doivent obligatoirement figurer dans votre contrat d’affacturage :

• la commission d’affacturage ;
• la commission de financement ;
• les frais annexes.

La commission d’affacturage correspond aux frais de gestion des créances confiées au factor et dépend donc directement du périmètre de la prestation de services convenu avec votre société d’affacturage. Elle est égale à un pourcentage du montant des créances et des frais accessoires.

Dans le cas d’un affacturage classique, la commission de l’affactureur est généralement comprise entre 0,4 % et 3 % du montant cédé. Cette commission peut être réglée dès le début du contrat ou plus tard, selon les termes de l’accord.

La commission de financement rémunère l’avance de trésorerie réalisée par le factor à votre profit. Elle se calcule en appliquant un taux d’intérêt au montant financé, qui s’appuie sur un taux de base bancaire ou un taux du marché monétaire.

Enfin, les frais annexes regroupent tous les services optionnels : coûts d’abonnement internet, dérogations de financement sur certains cas particuliers (financement express, etc.), montant des frais de dossier (calculé en fonction de la complexité du dossier), etc.¹

Signature d’un contrat d’affacturage : les étapes clés

L’étude préalable
Elle comprend l’analyse du poste client et de la situation financière et économique de l’entreprise.

La signature du contrat
Elle peut se réaliser 48 heures après le premier contact.

Notez que la plupart des contrats d’affacturage couvrent l’ensemble des prestations de gestion. Ils intègrent l’assurance-crédit (full factoring) ou viennent s’adosser à une police déjà existante.

La prise d’effet du contrat d’affacturage

La société d’affacturage prend en charge tout ou partie des factures rentrant dans le champ d’application du contrat.

Ce dernier prend effet dès la transmission de la première facture au factor.

Le factor procède dès lors à la qualification et au recouvrement des créances.

Notez que vous pouvez résilier à tout moment votre contrat d’affacturage en envoyant une lettre de résiliation. La résiliation sera effective sous respect d’un préavis de 3 mois.